ハウス増設とウラカタ予約導入による相乗効果。体験人数前年比300%のいちご狩り農園「川戸ファーム様」に聞く、予約受付デジタル化移行の価値

ケース・スタディ

神奈川県横浜市・戸塚でいちご狩り体験を提供している「川戸ファーム」様では、2022年1月からウラカタ予約を導入し、自社ウェブサイトからのネット予約受付を実現することで、予約管理の効率化に取り組んでいます。今シーズンはハウスを2棟に増設した効果と相まって、予約数は前年比300%、想定していた予約数の1.5倍に向上しました。今回は川戸ファームを運営する川戸浩二様にウラカタ予約導入の経緯や効果について、お話を伺いました。

 

ハウス増設に伴い、課題だった予約対応をデジタル化へ

-ウラカタ予約を導入した経緯を教えてください
今までは予約サイトへの掲載と、自社ウェブサイトから電話という2つの方法で予約を受け付けていました。予約サイト上の枠は全体の6~7割程で設定して、残りの枠数を電話受け付けとして調整していたのですが、枠が埋まってしまった場合は、せっかく電話をいただいてもお断りせざるを得ない状態でした。さらに、週末前になると日中は電話の対応に追われて、自分の作業ができなくなってしまう問題点もありました。
今シーズンからはハウスをもう1棟増やすことを決めていたのですが、うちは夫婦2人で経営をしているので、いちご狩りの体験は2人で回せても、予約受付の部分は今までの様に予約サイトと電話対応だと厳しいかもしれない、と悩んでいて。
ちょうどそのタイミングでアソビューさんから連絡をいただき、ウラカタ予約システムの説明を受けて、自分達のやりたいこととマッチしていたので導入を決めました。

リアルタイムで更新される予約枠で、1日あたり3時間の電話対応業務が削減

-ウラカタ予約を導入したことで、業務面で変化を実感した部分はありますか?


※ウラカタ予約画面表示イメージ
電話対応を一切しなくなり、工数が削減できたことが実感値としては一番大きいですね。
うちは、横浜市のウェブサイトに情報を打ち出したり、おでかけメディアにも掲載をしていたので、そこを経由して自社ウェブサイトの閲覧をしてくださるお客様が多いのが特徴です。ただ、自社ウェブサイトに来ていただいても、当時は予約の空き状況などは一切出していなかったので、お客様は行きたいと思った日に予約出来るか問い合わせの電話をかけてくる状態でした。
当然空きがない日にも予約の電話をいただくため、お断りする場合でも電話を一度受けて対応する必要がありました。これらの電話対応に、多い日だと3時間程の工数がかかっていたので、そこを削減できたのはとても嬉しいですね。
また、事前に設定した予約枠数が予約状況に応じて残りの予約可能数が自動的に減ったり、直前に枠数を変えたり、いちごの生育状況によって調整を自分達でこまめにできる点、顧客情報のリスト化やファイリングなど、自分のやりたかったことが色々とできる点も作業上すごく助かりました。

-元々予約システムを導入しようと考えていたんですか?
探してはいたんですけど、あると思っていなかったのと、あっても費用が高いんじゃないかな、と考えていました。実を言うと、僕自身、前職でソフト開発に少し関わっていた時期があり、システムを開発するって結構大変だろう、とは思っていたので。なので、まさかこのような形で使えるシステムに出会えるとは思っていなかったですね。

自社ウェブサイトから24時間予約対応を叶え、客層の間口を広げる

-ウラカタ予約を入れたことで予約数が増えたという実感があれば教えてください
自社のウェブサイトからも24時間、簡単に予約ができるようになったので、予約の取りこぼしがなくなったと感じます。以前は、自社のウェブサイトに、「朝9時から夕方5時まで電話で予約受付します」と書いていたんですよね。
一方で、予約サイトからは、夜間に予約をもらうことが多かったんです。仕事が終わってから週末の予約をしようとしたり、夜の22時ぐらいにサイトを眺めながら「この日に空いているから予約を入れよう」となる場合が多いのかなと。もともと繁忙期だとこちらが電話を取れなかったり、そもそも営業時間外で電話自体できない人も多いだろうと課題に感じていました。体験したいプランと行きたい日時を選ぶだけで、簡単にいつでも予約ができるようになって、予約したくても出来ない人の取りこぼしがなくなったことも、予約数増加に間違いなく繋がっているでしょうね。

-ウラカタ予約を導入して、予約経路の割合に変化はあったのでしょうか
昨年の12月にウラカタ予約を設定して、今年の1月から予約受付を開始したのですが、1月はまだうちのウェブサイトのアクセス数も少なくて、予約数自体が少なかったんです。なので8割方が他社の予約サイトから、2割がウラカタ予約から、という割合でした。
ですが、2月あたりから、横浜市のウェブサイトやお出かけサイト掲載が開始されたり、ストロベリーフェスティバルなどに出店したことで宣伝が効くようになって、うちのウェブサイトのアクセス数がぐんぐん伸びていったんです。それからはウラカタ予約を使用する比率が多くなりました。
予約枠数もすぐに変更ができるので、現在はウラカタ予約での枠を8割〜9割程に増やして運営しました。

-導入前の年と比べると全体の予約数はどの程度増えましたか?
今年はハウスを2棟に増やしたこともあり、体験人数は、前年比で300%ぐらいまで増えました。新型コロナウィルス感染症対策で、昨年は一時的に一度に体験できる人数・時間を制限していたところを、今年は少し緩和しました。人数制限があまりなかったこと、自社ウェブサイトから24時間体制で予約を受け入れることで予約枠を最大化でき、ここまで増えたのかなと思います。
いちご体験のハウスを1棟増やしたので、単純計算で倍ぐらいは利用者数が増えると予想していましたが、結果的に、そこからさらに1.5倍ほど利用者数は多くなりました。電話対応のみだととてもじゃないですがここまで伸びなかったと思います。

自動化されたフォローシステムで工数負担を軽減

-ウラカタ予約を導入したことによって感じたメリットがあれば教えてください
丁寧な対応が人を介さずにできている点が素晴らしいな、と感じましたね。予約をいただいた際に、一度仮の予約受付メールがお客様に送られた後、確定のメールが送られたり、予約日の前日にリマインドメールを送ってくれたり、自分達でお客様にお伝えする前に、全て自動で対応してくれているのが一番嬉しいポイントです。僕らじゃとてもじゃないけど考えつかないような、お客様視点で「されたら嬉しい」ことが既にシステムとして出来上がっていて、流石だなと思いました。

-今後、ウラカタ予約に期待することはありますか?
スマホ上での管理がもっと簡略化されると嬉しいなと思います。例えば予約の日付の選択方法など、今は数字を入れるようになっているので、カレンダー形式で表示されて、日付をタッチで選べたりすると操作がより楽になって良いなと思います。それと人数の変更やキャンセルの対応、枠数の変更などをスマホ上ですぐにパパッとできるようになるとさらに使い勝手がよくなってありがたいです。

お話を伺った方
株式会社 川戸ファーム
園主 川戸 浩二様